Phân hệ Quản lý Nghỉ phép
Phân hệ Quản lý Nghỉ phép kiểm soát việc nghỉ phép của toàn bộ cán bộ, nhân viên trong Doanh nghiệp. Nó cho phép nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép, sau đó người quản lý sẽ xem xét yêu cầu để chấp thuận hay từ chối chúng. Bằng cách này, bạn có thể kiểm soát kế hoạch nghỉ phép tổng thể của công ty hay phòng ban. Cấu hình của phân hệ này bao gồm một vài loại nghỉ phép (ốm, ngày lễ, ngày nghỉ phép vẫn trả lương, v.v…) và phân bổ ngày nghỉ phép tới nhân viên hay phòng ban. Một nhân viên cũng có thể tạo yêu cầu nghỉ thêm bằng cách tạo một phân bổ mới. Nó cũng sẽ làm tăng tổng số ngày nghỉ của loại nghỉ phép đó (nếu yêu cầu được chấp nhận). Bạn có thể theo dõi số ngày nghỉ theo nhiều cách với những báo cáo dưới đây:
- Tổng kết số ngày nghỉ phép
- Số ngày nghỉ phép theo phòng ban
- Phân tích số ngày nghỉ phép Phân hệ này được đồng bộ với phân hệ Quan hệ Khách hàng CRM để tự động tạo cuộc họp khi một yêu cầu nghỉ phép được chấp nhận bằng cách thiết lập một loại cuộc họp trong loại nghỉ phép.
Mô tả nghiệp vụ
Công tác quản lý ngày nghỉ của nhân viên trong công ty được quản lý như sau:
- Quản lý các thủ tục để một nhân viên nghỉ theo chế độ gồm:
- Nhân viên lập đơn xin nghỉ phép, ốm, thai sản...
- Thủ trưởng trực tiếp phê duyệt đơn xin nghỉ phép, ốm, thai sản...
- Nhân sự nhận đơn xin nghỉ, theo dõi việc xin nghỉ phép, ốm,... của nhân viên
- Thống kê, phân tích số ngày nghỉ theo chế độ của nhân viên
Hướng dẫn thao tác trên phần mềm
Trước hết hệ thống sẽ phân quyền cho nhân sự được phép nhận thư thông báo có nhân viên xin nghỉ Thiết lập thông tin email để phục vụ cho việc gửi và nhận thư xin nghỉ của nhân viên. Nhân sự phụ trách việc nhận và gửi thư thông báo khi nhân viên xin nghỉ Sau khi hoàn phân quyền quản lý xong, phần mềm cho phép nhân sự quản lý ngày nghỉ của các nhân viên trong đơn vị thông qua các hoạt động sau:
- Nhận đơn xin nghỉ của nhân viên Đơn xin nghỉ của nhân viên có thể do nhân viên tự nộp hoặc trong một số trường hợp có thể nhân viên nhân sự nộp hộ. Sau khi nhân viên nhấn nút Nộp đơn thì đơn xin nghỉ của nhân viên sẽ xuất hiện với trạng thái là “Chờ duyệt”.
- Sau khi đơn xin nghỉ được lập xong, hệ thống sẽ tự động gửi thư thông báo tới Quản lý để yêu cầu duyệt nghỉ phép.
- Đơn xin nghỉ của nhân viên sau khi được duyệt sẽ chuyển sang trạng thái Đã duyệt hoặc Không được duyệt. Phần mềm cho phép nhân sự quản lý ngày nghỉ theo chế độ cho nhân viên, đồng thời đây cũng là cơ sở để nhân sự thực hiện chấm công, tổng hợp hợp công để tính lương cho nhân viên. Trên phân hệ Quản lý Nghỉ phép, trong mục “Nhân viên”, sẽ có sẵn các trường dữ liệu như: Tên nhân viên, ngày bắt đầu nghỉ, ngày đi làm lại, nội dung hoặc lý do nghỉ, có phép hay không phép. Hệ thống cho phép nhân viên truy cập và nhập liệu vào các mục này theo quy định của từng công ty. Từ đó, người quản lý cũng như cán bộ nhân sự có thể dễ dàng theo dõi và nắm được những thông tin tổng quan về tình hình đi làm của nhân viên.
Tiện ích của phân hệ Quản lý Nghỉ phép
Về phía nhân viên: Thay vì phải gặp trực tiếp người quản lý, họ có thể tự động báo cáo về trường hợp của mình một cách dễ dàng và tiện lợi. Chỉ cần một thiết bị được kết nối Internet ở bất cứ đâu, họ có thể truy cập vào phần mềm và báo cáo nghỉ và yên tâm là sếp sẽ nhanh chóng nắm được thông tin và tình hình xin nghỉ của mình.
Đối với những nhà quản lý:
- Phần mềm giúp tiết kiệm thời gian vì gần như đã hỗ trợ tất cả trong việc lưu lại đầy đủ thông tin cần thiết. Chỉ cần đăng nhập vào hệ thống phần mềm quản lý nhân sự, nhà quản lý sẽ ngay lập tức nắm được tình hình nghỉ phép của nhân viên. Ngoài ra, với nhân viên phòng nhân sự, họ cũng không cần phải mất nhiều công sức nhập liệu hay tổng hợp số liệu như khi không có phần mềm hỗ trợ, họ có thể tổng hợp số ngày/buổi nghỉ của nhân viên dễ dàng, giúp tổng hợp để chấm công, tính lương cuối tháng một cách nhanh chóng.
- Một tiện ích nữa đó là phần mềm cũng có thể được tích hợp với máy chấm công. Sau khi tổng hợp số ngày đi làm, ngày nghỉ phép cả có phép và không phép của nhân viên, việc lập bảng chấm công có thể được thực hiện một cách dễ dàng. Điều này đem lại lợi ích cho cả nhân viên lẫn nhà quản lý vì tính chính xác, hợp lý và minh bạch, giảm thiểu tối đa tình trạng sai sót dẫn đến khiếu nại hay thất thoát cho công ty.
