Giải pháp Quản lý mua hàng
Điều đầu tiên phải nhắc đến của những vấn đề tồn tại trong quản lý mua sắm là thời gian. Căn bệnh dựa vào kinh nghiệm của nhân viên mua sắm tính toán, dự trù đã khiến Doanh nghiệp không kiểm soát được khi nào là thời điểm cần mua sắm trên thực tế. Bên cạnh đó là việc không kiểm soát được số lượng hàng đặt mua. Để biết được đúng số lượng thường đòi hỏi thông tin của nhiều bộ phận liên quan như các dự báo thị trường, các chiến dịch Marketing, khuyến mại, số lượng tồn kho thực tế, lệnh sản xuất dở dang, hàng đã đặt mua nhưng chưa nhận về kho, … thì mới tính toán được số lượng hàng cần đặt mua thêm. Không chỉ có vậy, việc kiểm soát tiến độ của các đơn đặt hàng từ việc lập đơn đặt hàng, duyệt đơn đặt hàng, đang nhận dở, nhà cung cấp đã giao hoá đơn hay chưa… Và cả vấn đề trùng lắp dữ liệu – như cùng một thông tin mua sắm do phòng quản lý mua sắm nhập, đến khi hàng về kho thì kho nhập, khi nhận hoá đơn thì kế toán lại nhập lại thông tin đó.
Mục tiêu của phân hệ Quản lý mua sắm là đáp ứng đúng mục tiêu của Quản lý mua sắm trên thực tế với 5 nguyên tắc như sau:
- Đúng mặt hàng: Đây là yêu cầu cơ bản của việc mua sắm hoá, vật tư vì nó sẽ đáp ứng đúng yêu cầu của bộ phận sản xuất, hoặc của bộ phận bán hàng
- Đúng số lượng: Đúng số lượng đồng nghĩa với việc không mua thừa và giảm lượng tồn kho chậm luân chuyển không đáng có vì nó gây ra đọng vốn, tốn chi phí lưu kho hoặc có khi không cần sử dụng. Ngoài ra, đúng số lượng cũng có nghĩa là không mua thiếu vì nếu thiếu sẽ không đủ đáp ứng được nhu cầu, tiến độ sản xuất, bán hàng…
- Giá hợp lý – chất lượng tốt: Để có được thông tin này, nhất thiết phải đánh giá các nhà cung cấp khác nhau để dự tính được giá mua, khối lượng, thời gian giao hàng, chất lượng, các điều khoản về tài chính
- Đúng thời gian: Đây là một tiêu chí đặc biệt quan trọng. Việc nhập hàng hóa, vật tư về đúng thời điểm (không quá sớm, không quá muộn) sẽ giảm được ngày tồn kho, kịp đáp ứng được tiến độ sản xuất, giao hàng…
- Thông tin chính xác: Giảm việc nhập các thông tin được nhập liệu nhiều lần như cùng thông tin mua sắm nhưng phòng mua sắm nhập, khi nhận hàng thì kho nhập, khi kế toán nhận hóa đơn thì cũng nhập lại thông tin đó.
Giải pháp Quản lý mua hàng của DolphinERP
Tự động hóa quy trình làm việc của bạn
Tự động gửi RfQ cho các nhà cung cấp dựa trên mức tồn kho
- Cải thiện hiệu suất mua hàng và hàng tồn kho của công ty với quy tắc mua sắm tùy thuộc vào mức cổ phiếu, quy tắc hậu cần, đơn đặt hàng, đơn đặt hàng sản xuất dự báo, v.v.
- Chọn phương pháp bổ sung khác nhau cho mỗi sản phẩm tùy thuộc vào kế hoạch sản xuất và phân phối của công ty.
Bảng giá nhà cung cấp và tính khả dụng của sản phẩm
Đưa ra quyết định mua hàng tốt nhất bằng cách sử dụng giá tốt nhất.
- Dễ dàng nhập danh sách giá và tham chiếu giá của nhà cung cấp để đưa ra quyết định mua hàng thông minh hơn dựa trên khuyến mãi, số lượng và điều kiện hợp đồng đặc biệt.
- Theo dõi tình trạng sẵn có của sản phẩm trong kho của nhà cung cấp và kiểm tra trạng thái đơn đặt hàng từ bên trong ứng dụng.
- Thậm chí có thể căn cứ vào giá bán dựa trên giá của nhà cung cấp.
Nhận ưu đãi tốt nhất với đấu thầu mua
Nhận giá tốt nhất bằng cách thương lượng với một số nhà cung cấp.
- Khởi chạy các đấu thầu mua hàng, tích hợp các câu trả lời của nhà cung cấp trong quá trình và so sánh các mệnh đề.
- Chọn ưu đãi tốt nhất và gửi đơn đặt hàng dễ dàng. Sử dụng báo cáo để phân tích chất lượng của các nhà cung cấp sau đó.
- Sử dụng Thỏa thuận đặt hàng để mua hàng hóa từ nhà cung cấp với giá thỏa thuận, định kỳ trong một khoảng thời gian cụ thể.
Thống kê các giao dịch mua
Phân tích, dự báo và lập kế hoạch hiệu quả đơn đặt hàng của bạn
- Nhận thống kê chính xác về hiệu suất của nhà cung cấp thông qua báo cáo linh hoạt: chậm trễ giao hàng, giảm giá thương lượng về giá, số lượng đã mua, v.v.
- Tích hợp mua hàng với kế toán phân tích để phân tích lợi nhuận của hợp đồng.
Thống nhất quy tắc hóa đơn giữa các công ty
Tiết kiệm thời gian và công sức nhờ các quy tắc đa công ty.
- Sử dụng một đơn vị duy nhất để đồng bộ hóa các hoạt động giữa các công ty hoặc kho lưu trữ khác nhau.
- Tạo đơn đặt hàng, chia sẻ khách hàng, nhà cung cấp và sản phẩm và quản lý hóa đơn cho tất cả các công ty cùng một lúc.
- Tiết kiệm nhiều thời gian hơn bằng cách tự động hóa quá trình lập hoá đơn giữa tất cả các công ty!
Tích hợp với các phân hệ khác
