img

Phân hệ Chấm công (Timesheets)

Phân hệ Chấm công (Timesheets) là một giải pháp toàn diện, cho phép bạn không những quản lý được sự Có mặt/ Vắng mặt mà còn còn quản lý cả các bảng chấm công theo kỳ. Hạng mục chấm công được tạo hàng ngày bởi mỗi nhân viên. Cuối một kỳ chấm công (Timesheet Period), các nhân viên xác nhận bảng chấm công của họ và quản lý phải phê duyệt các bảng chấm công này. Các chu kỳ chấm công được định nghĩa trong Form thông tin công ty và bạn có thể thiết lập chúng chạy hàng tháng hay hàng tuần. Một tiến trình hoàn chỉnh cho việc xác nhận Bảng chấm công như sau:

  1. Bản thảo chấm công (nội dung các mục chấm công được tạo hàng ngày bởi nhân viên)
  2. Nhân viên xác nhận bản chấm công vào cuối mỗi kỳ chấm công, hệ thống sẽ chuyển cho Quản lý để chờ duyệt
  3. Quản lý Thẩm định và duyệt

Chức năng:

  • Đối với Tổ chức, Doanh nghiệp:

  • Thiết lập và Quản lý cơ cấu tổ chức đa cấp và thông tin nhân viên. Đây là chức năng cực kỳ quan trọng làm nền tảng quản lý thông tin nhân viên.

    • Thiết lập một hệ thống duy nhất để áp dụng cho việc quản lý thời gian, vắng mặt và chấm công xuyên suốt cả tổ chức.
    • Giúp tuân thủ đúng các qui định trong Luật Lao động và của Tổ chức, Doanh nghiệp.
    • Tăng tốc và sắp xếp hợp lý hóa toàn bộ quá trình quản lý nghỉ phép và vắng mặt.
    • Giảm đáng kể thời gian cho nhân viên và bộ phận quản lý nghỉ đã sử dụng cho việc lập đơn, phê duyệt và quản lý thông tin nghỉ.
    • Loại bỏ các lỗi phát sinh khi quản lý nghỉ bằng giấy.
    • Ghi nhận chính xác và giám sát tất cả các loại phép của nhân viên bao gồm nghỉ phép, không phép, ngày lễ, ngày đào tạo và những ngày bị ốm.
    • Cung cấp các báo cáo nêu bật các thông tin và xu hướng thường xuyên vắng mặt.
    • Thiết lập luồng phê duyệt đơn xin nghỉ đa cấp, hỗ trợ thiết lập xử lý, xét duyệt theo cơ cấu tổ chức.
  • Đối với nhân viên:

    • Tạo mới Đơn xin nghỉ phép, lịch tăng ca và gửi phê duyệt online.
    • Xem được thông tin về số phép còn lại, số ngày đã nghỉ cho từng loại phép.
    • Theo dõi được tình trạng giải quyết đơn xin nghỉ phép.
    • Nhận được email thông báo tình trạng giải quyết.
    • Theo dõi thống kê lịch sử nghỉ của chính mình.
  • Xem được bảng chấm công.

  • Đối với bộ phận có trách nhiệm phê duyệt đơn xin nghỉ phép:

    • Nhận được email nhắc việc khi đơn được chuyển đến để xét duyệt.
    • Xem được thông tin về Số ngày nghỉ/ Số phép còn lại/ Tổng số ngày đã nghỉ ngay trong đơn xin nghỉ phép để dễ dàng xét duyệt.
    • Có đầy đủ thông tin và xu hướng vắng mặt của nhân viên trực thuộc.
  • Đối với Bộ phận Nhân sự, quản lý nghỉ:

    • Dễ dàng quản lý cấp phép năm cho tất cả nhân viên.
    • Thiết lập ngày nghỉ, lịch làm việc của Tổ chức, Doanh nghiệp.
  • Có đầy đủ thông tin và xu hướng vắng mặt của tất cả nhân viên. img

Phần mềm cung cấp các đặc trưng sau:

  • Dễ sử dụng và mở rộng

    • Giao diện web cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi.
    • Dễ dàng mở rộng đáp ứng nhu cầu sử dụng cho tổ chức lớn và cực lớn.
  • Tích hợp quản lý cơ cấu tổ chức và thông tin nhân viên

    • Thiết lập và quản lý cơ cấu tổ chức đa cấp và thông tin nhân viên với giao diện đồ họa, trực quan.
  • Tự động tính toán số lượng phép

    • Thiếp lập các chính sách nghỉ phép năm để tự động cấp phép hằng năm cho từng loại nhân viên.
    • Sử dụng qui tắc tính phép thâm niên để tự động cấp thêm phép cho nhân viên khi họ đạt tới thời gian làm việc theo qui định.
    • Tự động tính toán số lượng nghỉ phép còn lại của từng loại nghỉ phép cho tất cả nhân viên.
  • Hiển thị tức thời thông tin dạng Lịch

    • Hiển thị ngày lễ, tết, sự kiện đặc biệt, đơn xin nghỉ kèm theo tình trạng giải quyết.
    • Chức năng xem lịch theo ngày, tuần, tháng.
    • Khả năng thiết lập bộ lọc dữ liệu trên lịch theo nhiều tiêu chí.
    • Tương tác trực tiếp với lịch.
  • Báo cáo

    • Hỗ trợ in hoặc xuất báo cáo ra nhiều định dạng.
    • Phát sinh báo cáo ngày, tháng, năm theo nhân viên, phòng ban, loại phép.
    • Xem thông tin nhân viên, số ngày nghỉ, số ngày phép còn lại.
  • Khả năng tùy biến và linh động cao

    • Thiết lập loại nghỉ phép theo nhu cầu.
    • Khả năng khai báo ngày diễn ra sự kiện đặc biệt (ngày tiếp nhận đơn xin nghĩ hoặc tiếp nhận có cảnh báo).
    • Thiết lập nhiều chính sách nghỉ phép năm và quy tắc nghỉ phép thâm niên để áp dụng cho từng nhóm nhân viên.
    • Thiết lập sử dụng số lượng nghỉ phép theo giờ hoặc ngày.
    • Thiết lập ngày nghỉ, lễ. Hỗ trợ khai báo sự kiện có lặp lại trong từng năm.
    • Thiết lập Lịch làm việc trong tuần. Mặc định các cơ quan, đơn vị cấp dưới sẽ kế thừa từ cấp trên. Cho phép ngắt kế thừa, điều chỉnh, khai báo riêng cho đơn vị.
    • Thiết lập Ca làm việc.
    • Thiết lập Chấm công: Ký hiệu, nhóm chấm công, tên, % lương được hưởng.
    • Qui trình phê duyệt đa cấp, hỗ trợ theo cơ cấu tổ chức. Cho phép tích hợp với công cụ thiết kế quy trình để xây dựng quy trình phê duyệt theo nhu cầu.